O que é a automação de processos robóticos (RPA)?
O tempo desperdiçado em tarefas repetitivas é impressionante. As funções manuais e de entrada de dados em computadores ocupam boa parte do dia de trabalho de um colaborador. Basta perguntar a eles. Uma pesquisa recente indicou que as pessoas estimam desperdiçar cinco horas por semana em tarefas que poderiam ser automatizadas. De acordo com a McKinsey, esse número é mais alto, com pelo menos um terço das atividades sendo consideradas automatizáveis, em cerca de 60% das funções.
Seja para coletas, aprovações ou atualizações de dados, muitas tarefas não requerem criatividade nem intuição, atributos essenciais para aumentar a satisfação no trabalho. Ao contrário, a monotonia reduz a satisfação, gerando menor produtividade e outras ineficiências.
As empresas estão buscando a tecnologia, principalmente a automação de processos robóticos (RPA), para aliviar a carga de tarefas repetitivas e liberar os colaboradores para trabalhos mais valiosos e dinâmicos. Elas podem realocar o tempo para atendimento ao cliente, resolução de problemas e desenvolvimento de insights a fim de alcançar o sucesso.
Significado de RPA
RPA é uma tecnologia de automação de processos de negócios que usa robôs virtuais de software, também conhecidos como robôs digitais ou bots, para executar tarefas manuais demoradas.
O que é um bot de software?
Um bot de software é um programa de computador projetado para executar ações específicas. Programado para executar atividades simples ou complexas, os bots automatizam processos com tarefas repetitivas. As versões mais elaboradas simulam ou interagem com humanos. São exemplos os assistentes virtuais como Alexa da Amazon, Cortana da Microsoft ou Siri da Apple.
O que a RPA faz?
A tecnologia de automação de processos robóticos executa uma ampla variedade de atividades, entre elas:
Tarefas manuais repetitivas: interações com dados de diversas fontes, como Microsoft Excel, portais de fornecedor, entre outras
Tarefas de alto volume: etapas de processos que precisam ser realizadas repetidamente, como a migração de dados e a aprovação de workflows
Tarefas de vários sistemas: acesso a diferentes aplicativos, como Web, soluções de PR, software de terceiros, entre outros
A adoção da RPA está crescendo a taxas de dois dígitos. Posicionada como o segmento com crescimento mais rápido no mercado de software empresarial global, a projeção dos gastos de receitas com RPA é de USD 1,89 bilhão em 2021, um aumento de 19,5% comparado com 2020.
Por que a automação de processos robóticos é importante?
A RPA pode ser usada com qualquer aplicativo de sua pilha de tecnologia. Ela pode lidar com processos não modelados de crescimento orgânico com automação baseada em IU. Isso é importante quando é necessário integrar sistemas legados que não têm APIs e o acesso direto aos dados não está disponível. Assim, a RPA pode exercer uma função fundamental na transformação digital de uma empresa.
A RPA, uma substituta frequente de processos manuais, minimiza erros de digitação, acelera o trabalho e reduz custos. Essa tecnologia libera os colaboradores de tarefas comuns e repetitivas e aproveita ao máximo suas habilidades humanas. Ao alocar trabalhos de baixo valor agregado aos bots de RPA, a empresa aumenta a eficiência e possibilita:
Aumento de produtividade
Automatização de workflows
Eliminação de erros humanos
Redução de custos laborais
Gerenciamento de riscos de compliance
Aumento da agilidade de negócios
Maior transparência de processos
Todos esses resultados contribuem para o sucesso dos negócios, ajudando a melhorar o desempenho e reduzir os custos. Outros benefícios incluem:
Experiência aprimorada dos clientes
A RPA protege e melhora a experiência dos clientes. Com escalabilidade inigualável (um bot de software de RPA pode funcionar 24h por dia, 365 dias por ano), os níveis de serviço são constantes, mesmo durante os picos excepcionais de demanda e volume. Isso permite que os colaboradores se dediquem a tarefas que exigem mais interação com os clientes e que não podem ser automatizadas.
Eficiências de TI
A tecnologia de RPA viabiliza a automação de processos que envolvem sistemas legados. Ela interage com esses sistemas por meio de interfaces gráficas do usuário (GUIs) em vez de APIs, o que reduz significativamente os custos para a TI e dispensa a necessidade de modernizar sistemas e arquiteturas subjacentes.
Graças às propriedades de low-code/no-code oferecidas por ferramentas de RPA, os usuários de negócios automatizam processos sozinhos, sem depender da TI. Isso também simplifica o treinamento dos colaboradores, com a maior parte dos workflows manuais sendo absorvida pelo bot.
Eficiências operacionais
Como a RPA não depende de software personalizado e integrações amplas, a tecnologia pode ser implementada com mais rapidez e facilidade, garantindo maior acessibilidade. Por exemplo, na Suíça, as autoridades nos cantões de Aargau e Zurique implementaram a tecnologia de RPA em 14 dias, substituindo processos manuais e evitando riscos de atraso de pagamentos de salários por horas de trabalho reduzidas durante a pandemia.
Como a RPA funciona?
A RPA é executada como outros programas de software, em computador pessoal, desktop ou servidores. A tecnologia compila, implementa e gerencia robôs de software que interagem com aplicativos internos, sites da Web, portais de usuário e outros aplicativos, emulando ações humanas ao executar as mesmas tarefas.
Com a tecnologia de RPA, o usuário (humano) registra a sequência de ações e interações com os aplicativos para compilar um workflow. O sistema desenvolve uma lista de ações observando o desempenho humano na realização da tarefa e, depois, compila um bot de software que executa a tarefa dentro da GUI do aplicativo.
Os bots de software são programados para entender o que é exibido em uma tela, inserir os dados certos, navegar em diferentes sistemas, identificar e extrair dados e outras ações predefinidas. Bots de RPA fazem tudo isso com mais rapidez e precisão que os humanos.
Há dois tipos diferentes de modelo de RPA:
- RPA não assistido: bots de software que executam trabalhos sem intervenção humana. Em vez disso, eles interagem com sistemas de computador e executam processos e tarefas do começo ao fim. O bot de RPA costuma ser executado em um serviço remoto e é ativado a partir de em um horário predeterminado ou uma condição de acionamento.
- RPA assistido: também conhecido como automação de desktop robótica, esses bots trabalham com humanos e lidam com conjuntos de tarefas com cargas de trabalho ou processos mais complexos que não podem ser integralmente automatizados. O bot de RPA é implantado na estação de trabalho do usuário e acionado pela interação do usuário.
A RPA funciona como uma alternativa para a integração de sistemas legados. Como a RPA opera por meio da GUI, os desenvolvedores não precisam programar APIs para conectar sistemas. Em vez disso, o bot de software passará de aplicativo a aplicativo, como um usuário humano faria.
Um atributo único de ferramentas de RPA é a acessibilidade para não programadores, ou seja, especialistas que são leigos em programação podem gerar e implementar workflows de RPA. Conhecidos como desenvolvedores cidadãos, esses profissionais não têm experiência com códigos, mas têm domínio de uma especialidade na qual a automação está sendo implantada.
Embora isso torne a RPA mais democrática, cenários avançados ainda exigem conhecimento técnico de programação, principalmente com relação à segurança e manutenção contínua do sistema. O ideal é ter um processo com uma boa combinação de desenvolvedores de software e da comunidade, e especialistas de área que criam o workflow de RPA e o entregam ao desenvolvedor para garantir a incorporação de melhores práticas e requisitos de segurança.
A automação de processos robóticos hoje
Desde sua concepção, a tecnologia de RPA evoluiu para muito além da automação de tarefas. A RPA inteligente amplia os recursos existentes com tecnologia de inteligência artificial (IA) e Machine Learning. Esses avanços permitem que a RPA automatize atividades que exigem mais raciocínio humano, como conhecimentos e julgamentos de valor.
Ao aplicar ferramentas de IA, como modelos de Machine Learning e processamento de linguagem natural (NLP), a RPA inteligente permite a hiperautomação, a capacidade de identificar, avaliar e automatizar processos de TI e de negócios, em tempo recorde. Essa RPA examina e processa dados não estruturados e semiestruturados, visualiza telas (desktops virtuais) e compreende linguagem discursiva, criando diálogos com usuários e clientes.
A RPA inteligente viabiliza a em tempo recorde.
A RPA inteligente melhora a experiência de design do bot para os colaboradores e possibilita o desenvolvimento e a execução por pessoas sem conhecimento de programação. A tecnologia é compatível com estúdio na nuvem e ferramentas low-code baseadas em navegador que simplificam o desenvolvimento da automação, incluindo recursos de programação visual para criar workflows de negócios. Tais ferramentas de RPA estão democratizando a automação com acessibilidade a todos.
Quem usa RPA?
A RPA entrega valor a todos os setores e funções. Dentro de uma empresa, todos os grupos de negócios podem se beneficiar com a RPA. Confira exemplos específicos de departamentos:
Finanças
Uma das maiores empresas de mídia da Finlândia, a Alma Media, queria aumentar a produtividade automatizando processos financeiros, como as entradas de pedidos de vendas. A adoção da RPA aumentou a eficiência da equipe de finanças, incluindo uma taxa de automação de 60% no processamento de pedidos de vendas.
Recursos Humanos
Lucy é uma ferramenta de RPA usada pela SAP (veja o vídeo abaixo) para agilizar a geração de cartas de oferta de emprego. Um bot produz cartas 15 vezes mais rápido do que uma pessoa, em média. Os novos contratados recebem a oferta rapidamente e os recrutadores têm mais tempo para recrutar.
Operações
O Villeroy & Boch Group, um dos fabricantes de cerâmica mais antigos da Europa, otimizou a produtividade com o aumento máximo da eficiência de seus processos e a redução do tempo gasto em tarefas repetitivas. O fabricante implementou tecnologias de RPA e IA para criar assistentes digitais que executam tarefas automatizadas nas áreas de contas, compras e atendimento ao cliente.
Atendimento ao cliente
Com uma vasta rede de clientes, a Zuellig Pharma Holdings Pte. Ltd. queria oferecer melhor suporte por um processo moderno de realização de pedidos. Após implementar a RPA, a empresa está processando ordens 24h por dia, 7 dias por semana, acompanhando o ritmo da demanda e usando a automação para finalizar mais de 10.000 casos atrasados de TI relacionados ao sistema, um trabalho equivalente ao de três colaboradores em tempo integral.
Como implementar uma estratégia de automação de processos robóticos
Uma iniciativa de automação bem planejada começa com uma avaliação de cima para baixo dos workflows existentes. A RPA inteligente combinada com ferramentas de inteligência de processos de negócios ajudam a identificar rapidamente os processos que mais se beneficiariam da automação.
Após a identificação dos processos mais indicados, a RPA oferece bots pré-desenvolvidos para agilizar a prontidão. Como uma plataforma baseada na nuvem, ela também é compatível com a escalabilidade e o desempenho contínuos.
A iniciativa requer uma plataforma de tecnologia que vá além da automação de um único processo. O sistema precisa ser capaz de dar suporte de ponta a ponta por meio de identificação de oportunidades de automação, criação dos bots de software necessários e gerenciamento de centenas, ou milhares, de workflows automatizados.
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Perguntas frequentes sobre RPA
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