Was ist Stammdatenmanagement (MDM)?
Die meisten Unternehmen arbeiten heute mit vielen verschiedenen Anwendungen und Systemen, wie z. B. ERP, HCM und CRM, die in verschiedenen Abteilungen zum Einsatz kommen. Weil so viele Menschen mit den Daten in diesen Systemen in Berührung kommen, kann es leicht passieren, dass die Daten isoliert, dupliziert, veraltet oder sogar widersprüchlich sind. Und wie jeder weiß, führen schlechte Daten zu schlechten Entscheidungen. Um der Notwendigkeit an aktuellen, genauen Informationen gerecht zu werden – auch wenn die Anzahl an Datenquellen zunimmt –, verwenden Unternehmen Lösungen für das Stammdatenmanagement.
Definition von Stammdatenmanagement
Bei Stammdatenmanagement (Master Data Management, MDM) geht es darum, einen einzigen Stammdatensatz – oder eine zentrale Datenquelle – für jede Person, jeden Ort und jedes Ding im Unternehmen anzulegen. Mit MDM erhalten Unternehmen einen zuverlässigen, aktuellen Überblick über wichtige Daten, die im gesamten Unternehmen genutzt werden können, um die Berichterstattung, die Entscheidungsfindung und die Prozesseffizienz zu verbessern.
Was sind Stammdaten?
Stammdaten sind alle Daten, die für das Funktionieren eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Sie beschreiben Personen (Kunden, Mitarbeitende und Lieferanten), Orte (Büros und Standorte) und Dinge (Produkte und Anlagen). Stammdaten machen in der Regel nur einen kleinen Prozentsatz aller Unternehmensdaten aus, gehören aber zu den komplexesten – und wertvollsten – Daten in einem Unternehmen.
Beispiele für Stammdaten:
Kundenstammdaten: Wie der Name schon sagt, umfassen Kundenstammdaten alle Kerndaten, die für die Geschäftsabwicklung mit Ihren Kunden erforderlich sind – von Kontaktinformationen bis hin zu Kaufhistorie und Zahlungsbedingungen. Die Verwaltung von Stammdaten in diesem Bereich umfasst die Bereinigung und Standardisierung von Daten in ERP-, CRM- und anderen Systemen.
So können beispielsweise der Name und die Adresse desselben Kunden sowohl in einem ERP- als auch in einem CRM-System vorhanden sein, aber auf zwei verschiedene Arten eingegeben werden, wie z. B. 1030 Sandy Court, 1030 Sandy Crt. oder 1030 Sandy Ct. MDM gleicht diese Unterschiede ab und schafft eine einheitliche Sicht auf jeden Kunden, die unter anderem dazu genutzt werden kann, um Marketingkampagnen zu personalisieren oder die Customer Experience zu verbessern. In einigen Unternehmen umfassen die Kundenstammdaten auch die Daten von Mitarbeitenden, zu behandelnden Personen im Gesundheitswesen und Lieferanten.
Lieferantenstammdaten: Zu den Lieferantenstammdaten gehören Daten zu Lieferantenkonten, Verträgen, Richtlinien, Preisgestaltung und mehr. Sie stehen im Mittelpunkt aller wichtigen Beschaffungsaktivitäten, von der Planung und Beschaffung bis hin zur Auftragsvergabe und zum Einkauf. Bereinigte und vertrauenswürdige Lieferantenstammdaten sind z. B. wichtig für die Beantwortung von Fragen zu Lieferantenausgaben, Preisgestaltung oder Leistung.
Standortstammdaten: Die Standortdaten eines Unternehmens enthalten wichtige Attribute in Bezug auf die physischen Standorte von Agenturen, Unternehmensniederlassungen, Vertriebszentren und Filialen. Durch die Verknüpfung mit anderen Datendomänen können diese Informationen die standortbezogene Entscheidungsfindung unterstützen, z. B., wenn es darum geht, das richtige Produktsortiment für eine bestimmte Filiale zu ermitteln.
Produktstammdaten: Die Verwaltung von Produktstammdaten umfasst Attribute wie Produktnummer, Kategorie, Preis, Merkmale, Stücklisten und alle anderen benötigten Datenpunkte. Diese Daten werden prozessübergreifend für Vertrieb, Marketing, Logistik und den Lebenszyklus der Produktentwicklung verwendet und müssen daher zuverlässig und genau sein.
Anlagenstammdaten: Anlagenstammdaten beschreiben die materiellen und immateriellen Vermögenswerte eines Unternehmens, wie z. B. Inventar, Ausrüstung und Marken. Sie enthalten in der Regel Attribute wie z. B. Abschreibungsbedingungen und -werte, Anlagenkategorien und Leasinginformationen. Wenn die Anlagenstammdaten ungenau sind, können die Anlagen nur unzureichend genutzt und verwaltet werden. Anlagenstammdaten wenden z. B. für die vorausschauenden Instandhaltung verwendet, und wenn sie nicht korrekt sind, dann sind auch die Prognosen nicht richtig.
Warum ist Stammdatenmanagement wichtig?
Abgesehen davon, dass es Unternehmen dabei hilft, gute Entscheidungen zu treffen und wichtige Fragen zu beantworten, bietet das Stammdatenmanagement eine Reihe weiterer Vorteile, wie z. B.:
Weniger Fehler und Redundanzen bei Daten in verschiedenen Anwendungen. Wenn dieselben Informationen, z. B. ein Kundendatensatz, von verschiedenen Teams inkonsistent eingegeben werden, führt MDM die doppelten Daten zusammen und gleicht sie ab.
Bessere analytische Erkenntnisse und datengestützte Entscheidungen. Hier trifft die Aussage „Wenn die Eingaben nicht brauchbar sind, können keine brauchbaren Ergebnisse dabei herauskommen“ zu. Wenn die Daten, die analysiert werden, nicht korrekt sind, dann sind es auch die Ergebnisse nicht.
Optimierte Geschäftsprozesse und höhere Effizienz. Mit qualitativ hochwertigen, konsistenten Stammdaten können Sie durchgängige Geschäftsszenarien wie Lead-to-Cash, Source-to-Pay und Design-to-Operate beschleunigen und automatisieren.
Verbesserte Transparenz und Einhaltung des Datenschutzes und anderer Vorschriften. Die DSGVO beispielsweise gibt den Menschen mehr Kontrolle darüber, wie ihre Daten erfasst, verwaltet und weitergegeben werden. Ohne MDM können Datensätze über mehrere Abteilungssilos verstreut sein, was die Einhaltung der Vorschriften erschwert.
Unterstützung bei Fusionen und Übernahmen mit einem optimierten Prozess für die Zusammenführung und den Abgleich mehrerer Datenbestände.
Daten sind entscheidend für digitale Geschäftsprozesse, und Stammdaten bilden die Grundlage für alle anderen Daten. Unternehmen, die über genaue und konsistente Stammdaten verfügen, haben eine stabile Basis, um erfolgreich zu sein.
Mit Lösungen für das Stammdatenmanagement können Sie Datensätze konsolidieren und verwalten.
So funktionieren MDM-Framework und -Prozesse
Ein Framework für das Stammdatenmanagement soll sicherstellen, dass alle Informationen korrekt und semantisch konsistent sind. Es besteht aus zwei Teilen: dem Anlegen eines ersten Stammdatensatzes und der anschließenden Pflege desselben.
Anlegen eines Stammdatensatzes: Es beginnt mit der Ermittlung der Datenbanken und Anwendungen, die Daten enthalten, die in den Stammsatz aufgenommen werden sollen. Anschließend werden alle Attribute oder Merkmale – wie Produktfarbe, Größe und Materialien – definiert. Schließlich werden die Daten abgeglichen, bei Inkonsistenzen abgestimmt und bei mehreren Datensätzen zusammengeführt.
Pflegen der Stammdaten: Dies umfasst die Bereinigung, Umwandlung und Integration neuer Daten, die der Stammdatenliste hinzugefügt werden. So werden Konsistenz und Qualität der Datensätze sichergestellt. Einige Lösungen für das Stammdatenmanagement automatisieren und beschleunigen mittlerweile viele Aspekte dieses Prozesses.
Es ist wichtig zu beachten, dass jeder Prozess zur Verwaltung von Stammdaten gemäß den Data-Governance-Prinzipien und -Richtlinien des Unternehmens durchgeführt werden sollte. Sie legen fest, wie und von wem Unternehmensdaten gespeichert, verwaltet und geschützt werden – das gilt auch für die Stammdaten.
Best Practices für eine erfolgreiche Strategie für das Stammdatenmanagement
Eine moderne Strategie für das Stammdatenmanagement umfasst Tools, Technologien und Best Practices, die sicherstellen, dass sich alle Beteiligten auf die Qualität der datengestützten Erkenntnisse verlassen können – und auch darauf, dass schnell auf diese reagiert werden kann.
Diese Tipps helfen Ihnen dabei, eine erfolgreiche Strategie zu entwickeln:
Erstellen Sie ein Daten-Governance-Framework, falls Sie dies noch nicht getan haben. Wie bereits erwähnt, sollten MDM-Aktivitäten gemäß der Data-Governance-Richtlinien durchgeführt und angewandt werden, um Datenverantwortung und -Compliance sicherzustellen.
Nutzen Sie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen. Einige Anbieter bieten MDM-Software und -Tools an, die mithilfe dieser Funktionen die Überprüfung neuer Daten auf Richtigkeit, den Abgleich mit aktuellen Datensätzen und die entsprechende Abstimmung automatisieren.
Verwalten Sie mehrere Domänen in einer Instanz. Es gibt Lösungen, die sich auf die Verwaltung nur einer Domäne konzentrieren, z. B. von Kundenstammdaten oder Produktstammdaten. Die ideale Software kann jedoch alle Domänen eines Unternehmens in einem System integrieren und verwalten – häufig in der Cloud. So können Sie Kosten senken, die Produktivität der Mitarbeitenden steigern und verschiedene Anwendungsfälle flexibel unterstützen.
Verwalten Sie Stammdaten in der Cloud. Cloud-Plattformen können die Produktivität und Effizienz steigern, da Sie mit ihnen Daten aus verschiedenen Anwendungen zusammenführen, abgleichen und bereinigen können – schnell, einfach und in großem Umfang. Darüber hinaus bieten sie ein hohes Maß an Sicherheit und automatische Aktualisierungen.
Integrieren Sie Stammdatenmanagement und Daten-Governance. Durch die Kombination einer einzigen Stammdatenquelle mit zentraler Daten-Governance in einer Lösung ist es einfacher, Richtlinien und Compliance durchzusetzen sowie Geschäftsregeln und Stammdatenattribute zu definieren, zu validieren und zu überwachen.
Stammdatenmanagement ist ein fortlaufender Prozess, kein einmaliges Projekt. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst auch das Datenvolumen. Doch mithilfe cloudbasierter, intelligenter Technologien, Tools und Workflows können Sie die Effizienz dieser MDM-Prozesse erheblich steigern.
Daten richtig verwalten
Vereinfachen Sie Stammdatenmanagement und -Governance mit einer einzigen, leistungsstarken Lösung.
FAQs zum Stammdatenmanagement
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