Cumplimiento de RR. HH. y gestión de riesgos para la fuerza laboral global
¿Qué es exactamente un lugar de trabajo moderno? ¿Es un cubículo de oficina o una mesa de cocina? ¿Está en la misma ciudad que la oficina corporativa, o en otra región –o incluso otro país–? Con una creciente fuerza laboral global híbrida y remota, los empleadores deben encontrar formas nuevas e innovadoras de garantizar que se cumplan los estándares de bienestar y seguridad dentro del domicilio privado de un colaborador.
Las empresas también operan en un entorno de mayor riesgo legal. En 2021, los acuerdos por demandas laborales colectivas alcanzaron un máximo histórico que, según Forbes, está manteniendo “…los asesores corporativos y los ejecutivos de negocio en vela por la noche”. Y con un mayor enfoque global en la discriminación, cuestiones de género y la equidad salarial, las empresas están bajo escrutinio.
Desde la sala de directorio hasta la planta de producción, las empresas de todo el mundo buscan que sus equipos de RR. HH. los mantengan en el lado correcto de las expectativas sociales y del cumplimiento regulatorio. La buena noticia es que, en su esencia, el cumplimiento de RR. HH. y las medidas de gestión de riesgos consisten en proteger a los empleados –mantenerlos comprometidos, a salvo de daños, respetados, recompensados y felices en su trabajo–. Por lo tanto, cuando las soluciones y tecnologías inteligentes de RR. HH. pueden ayudar a garantizar el cumplimiento de RR. HH. –y dar soporte a una experiencia de colaborador más segura y satisfactoria–... eso constituye una ventaja.
¿Qué es el cumplimiento normativo de RR. HH.?
Independientemente de dónde estén ubicados los colaboradores o del rol que desempeñen en una organización, el cumplimiento de RR. HH. tiene como objetivo garantizar y verificar que se cumpla un conjunto complejo de estándares de manera consistente
Por lo general, las organizaciones deben estar al tanto de tres tipos diferentes de cumplimiento de RR. HH., independientemente de su ubicación o industria.
- Legal
En su mayor parte, el organismo regulador del país en cuestión establece y hace cumplir las leyes y las reglas vigentes. Las leyes gubernamentales tienden a reflejar cuestiones muy amplias como la edad mínima de trabajo, la discriminación o el salario mínimo. Cuando es relevante, el cumplimiento legal también debe incorporar la legislación laboral internacional y las diferentes leyes regionales que existen entre estados o provincias dentro del mismo país. En algunos casos, las leyes internacionales o regionales pueden diferir de las normas federales de dicho país. Depende del equipo de RR. HH. saber qué ley sustituye a la otra y estar siempre al día con los últimos cambios en dichas regulaciones. Hay mucho en juego en términos de cumplimiento legal, y el incumplimiento en algunos casos, lleva al procesamiento penal y a un grave riesgo para la reputación. - Regulatorio
Las reglas de cumplimiento regulatorio las establecen organismos reguladores específicos (a menudo públicos) que existen dentro de esa región o país. Por ejemplo, la agencia de Salud y Seguridad en el Reino Unido puede establecer distintos mandatos no negociables en materia de seguridad laboral. Otros organismos oficiales de este tipo pueden establecer normas en torno a la capacitación obligatoria para determinados tipos de funciones u otras directrices que sean muy específicas de una industria u otra. Un conjunto adicional de regulaciones puede provenir de organismos independientes, como los sindicatos, o de leyes de control tecnológico como el RGPD, que por ejemplo, regulan los derechos y el uso de los datos de los empleados. - Contractual
Las regulaciones de cumplimiento contractual suelen ser una amalgama de reglas y directrices específicas de la empresa, junto con reglas de cumplimiento regulatorio y reglamentarias reforzadas contractualmente. Por ejemplo, si las leyes laborales de un país prohíben los días laborables de más de un cierto número de horas, los contratos de los empleados de esa empresa pueden contener cláusulas con ese fin, que el empleado también debe aceptar. Básicamente, las empresas pueden escribir lo que quieran en sus acuerdos contractuales siempre que cumplan con las leyes regulatorias y legales generales de cada región en la que operan.
Algunos problemas clave en torno al cumplimiento de RR. HH.
Para las empresas actuales, los problemas de cumplimiento están cambiando y evolucionando rápidamente. Los departamentos de RR. HH. deben ser expertos en la gestión de objetivos de negocio generales, así como en su disponibilidad para gestionar las relaciones en el lugar de trabajo y manejar distintos problemas cotidianos a medida que surgen.
- Ciberseguridad y protección de datos. Los empleados remotos plantean riesgos específicos de privacidad y seguridad. Las empresas deben garantizar que puedan ofrecer un entorno de trabajo que proteja tanto la privacidad de los empleados como la seguridad de la empresa. Además, las nuevas redes de IoT y redes en la nube que conectan a los trabajadores con dispositivos y activos requieren que los empleados adopten y comprendan claramente protocolos de seguridad y capacitación muy específicos.
- Seguridad en el lugar de trabajo. Durante el COVID-19, gran parte de la fuerza laboral global comenzó a trabajar desde casa casi de la noche a la mañana; y los cambios en las políticas y el cumplimiento -que de otro modo habrían tardado años en ponerse en marcha- debieron implementarse en cuestión de días, dejando a los líderes de RR. HH. inseguros respecto a los parámetros en torno (entre otras cosas) a problemas como los estándares del espacio de trabajo en casa y cómo manejar los reclamos de compensación de los trabajadores para el personal domiciliario
- Clasificación del Trabajador. En el pasado, los equipos de RR. HH. tradicionalmente no contrataban empleados a término ni trabajadores eventuales, lo cual permitía a los jefes de departamento estar más familiarizados con sus propias necesidades específicas. Sin embargo, en un ambiente de creciente complejidad y litigios, las empresas recurren cada vez más a sus equipos de RR. HH. para garantizar la consistencia y el cumplimiento en cuanto a cómo se clasifica y compromete a estos trabajadores contractuales. La mala clasificación de los contratistas está teniendo consecuencias cada vez más graves para las empresas, no solo en los Estados Unidos, sino también en la UE y otras regiones de todo el mundo.
- Trabajadores físicamente distribuidos.La tendencia respecto a las fuerzas laborales remotas e híbridas también es que los trabajadores se alejan de la jurisdicción de su oficina sede. Esto permite a los equipos de RR. HH. lidiar con las diferencias regionales en el cuidado de la salud, el capital salarial, la jubilación y otros estándares de empleo jurisdiccionales. También dificulta el cumplimiento de la capacitación obligatoria y otras actividades de onboarding y desarrollo profesional que antes podían haberse completado en persona.
- Equidad salarial, diversidad y derechos de los trabajadores: La Gran Renuncia refiere al cambio radical de actitud y de prioridades de los trabajadores tras la pandemia, y ha llevado a una rotación sin precedentes en el mercado laboral en muchas regiones del mundo. Lo que una vez fue un “mercado favorable para los compradores”, hoy indica que los colaboradores muestran una mayor conciencia y sensibilidad ante innumerables cuestiones laborales y sociales. Esto ha significado que muchos de los mayores empleadores del mundo han tenido que replantearse sus políticas existentes, voluntariamente y como resultado de una mayor presión o de cambios en las normas y protocolos políticos, legales y reglamentarios.
Automatización del proceso de datos
El software de RR. HH. flexible y basado en la nube simplifica las tareas de cumplimiento respecto a los datos de RR. HH. automatizando tareas y servicios de gestión de datos en una única plataforma global como parte de un proceso de tres pasos.
1. Suministrar datos
Se deben proporcionar datos a varios organismos regulatorios para cumplir con normas como la generación de informes de brecha salarial entre hombres y mujeres o la generación de informes de la proporción de paga de los CEO
2. Analizar datos
Se deben analizar diversos data sets para garantizar que todas las áreas de su negocio se adhieran a las normas legales y reglamentarias, tales como el salario mínimo, la capacitación obligatoria o el cumplimiento de las regulaciones de beneficios y pensiones.
3. Proteger los datos
Los datos de los colaboradores deben protegerse de las violaciones de seguridad y del mal manejo. Las medidas y los protocolos de seguridad evolucionan y avanzan regularmente, y las leyes regulatorias, como el RGPD, requieren una implementación diligente y actualizaciones frecuentes.
El costo del incumplimiento –y los beneficios de hacerlo bien–
Durante casi 20 años, el informe anual Seyfarth Workplace Class Action Litigation ha realizado un seguimiento de los litigios de demanda colectiva relacionados con el lugar de trabajo en todo el mundo, dando una visión general informativa de las tendencias y los cambios en este espacio. Sus hallazgos demuestran que 2021 fue un año sin precedentes para los litigios en el lugar de trabajo, registrando el mayor número de demandas colectivas y montos en dólares en la historia del informe. Otros acuerdos emblemáticos llegaron en 2020, con las tres demandas laborales más costosas de la historia, todas centradas en casos de mala conducta o acoso de ejecutivos, con pagos lo suficientemente grandes como para causar un daño corporativo grave.
Las acciones de litigio y los acuerdos más frecuentes siguen siendo problemas en torno a la equidad salarial y la clasificación de los empleados, incluidos cuestiones respecto a empleados por hora vs. asalariados y horas extras. Pero en los últimos años, las empresas están experimentando un fuerte aumento en los reclamos por varios tipos de discriminación, incluida una mayor complejidad en torno a los asuntos relacionados con el género. Y si bien cualquier litigio laboral es perjudicial y desagradable para todas las partes involucradas, los casos de discriminación o inequidad tienden a causar un daño sustancial a la reputación del que las empresas pueden tener dificultades para recuperarse y superar.
Por supuesto, es posible que los equipos individuales de RR. HH. se sientan un poco abrumados por el cambiante entorno de cumplimiento normativo, pero en realidad, estas tendencias y actitudes del lugar de trabajo están cambiando en todo el mundo, y todos estamos involucrados. En un sentido optimista, las empresas nunca han tenido un mayor acceso a tecnologías inteligentes y herramientas poderosas para ayudarlas a mantenerse al día del cumplimiento de RR. HH., protegerse de los riesgos –y, lo que es aun más importante, garantizar que sus colaboradores se sientan seguros, bien cuidados y sean capaces de avanzar con el negocio de la innovación y el crecimiento–.
Cómo las tecnologías inteligentes transforman el riesgo de RR. HH.
- Los datos relevantes están integrados en toda la empresa. Especialmente cuando se integran con sistemas de ERP modernos, las tecnologías centralizadas e inteligentes de RR. HH. brindan acceso a informes precisos en tiempo real, independientemente del departamento o lugar del mundo en que se encuentre un colaborador. Ya sea para confirmar una pregunta de cumplimiento de TI o para determinar quién necesita actualizaciones de capacitación de seguridad en la planta, los equipos de RR. HH. necesitan herramientas fáciles de usar que puedan personalizar según sea necesario, y acceder a data sets departamentales relevantes sin demoras ni puntos ciegos.
- Las actualizaciones de cumplimiento se automatizan en tiempo real. Para mantener el cumplimiento, los empleadores deben mantenerse actualizados al minuto tanto sobre los cambios en el estado de los empleados como sobre los cambios y modificaciones a las reglas y normas legales, regulatorias y contractuales. Las tecnologías de RR. HH. modernas pueden ayudar a:
- Automatizar el conocimiento, la notificación y la implementación de cualquier regulación nueva o cambiante en todo el negocio global
- En todo el negocio global, utilizar marcos de localización y ponerse en contacto con expertos regionales en productos de software que conozcan las regulaciones específicas de cada país y región
- Detectar y notificar automáticamente al empleador sobre cualquier cambio en el estado de los empleados
- Mantener cronogramas y registros de finalización de capacitación obligatoria y la certificación de empleados
Mejorar la adhesión a las normas y reducir el riesgo legal al automatizar la capacitación en cumplimiento
- La privacidad de los colaboradores está protegida. Los derechos de uso de datos y la protección de datos de los empleados varían de una región a otra y los problemas de cumplimiento pueden ser extremadamente complicados respecto a esos asuntos. Además, las mejores empresas conocen la importancia de mantener a sus empleados a salvo y construir una cultura de confianza. Los mejores sistemas de gestión de RR. HH. ayudan a las empresas a asegurar los datos de su personal mediante la privacidad total, la transparencia y el cumplimiento al minuto de los últimos estándares de cumplimiento, así como controles de auditoría para generar confianza y certeza.
- La nómina está estandarizada y automatizada a nivel global.Esto garantiza que todas las leyes, reglas y criterios de cumplimiento en las regiones operativas de una empresa estén estandarizados y actualizados automáticamente. El procesamiento de la nómina global y los controles de auditoría de punta a punta ayudan a reducir el riesgo y los costos operativos. Los sistemas de nómina están conectados a finanzas a través de un sistema unificado y se reduce el uso compartido y el ingreso de datos de nómina manual lento y propenso a errores, lo cual proporciona una imagen más sólida y precisa de la nómina y los beneficios.
- Los colaboradores tienen una experiencia de RR. HH. consistente en todo el mundo. Estandarizar la experiencia del colaborador y garantizar que el personal se sienta apoyado independientemente del lugar en el que trabaje –ambas son formas críticas en que las soluciones de RR. HH. conectadas pueden ayudar a retener y cuidar al personal, y reducir el riesgo de insatisfacción y los litigios–.
Próximos pasos hacia el cumplimiento global de RR. HH.
Sin duda, el uso de tecnologías inteligentes puede ayudar a reducir el riesgo de incumplimiento y garantizar un entorno laboral positivo de manera consistente en todas las empresas. Pero, por supuesto, todos sabemos qué significa la “H” en RR. HH. y, por sobre todas las cosas, la práctica de RR. HH. se basa en las relaciones, la comunicación y el compromiso humano. Como parte de su recorrido para transformar y modernizar su fuerza laboral, es importante establecer primero excelentes estrategias de gestión del cambio y comunicarlas claramente a toda la fuerza laboral. Esto comienza eliminando los silos humanos y de sistemas y hablando con los líderes de equipo en todas las áreas operativas –para descubrir las mayores áreas de riesgo, así como las oportunidades más interesantes de crecimiento y mejora a corto y largo plazo–.
Cuando usted esté en condiciones para avanzar, busque soluciones de RR. HH. en la nube que no solo sean fáciles de usar, sino que estén diseñadas para integrarse plenamente en todos los aspectos de su organización, independientemente de la ubicación, la clasificación de los trabajadores o el departamento en cuestión.
Cumplimiento de RR. HH.: ¿Tiene todo listo?
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